施設のスタッフ全員で、同じ記録を見る

記録は、共有されて初めて意味を持つ

点検記録をデジタル化する目的のひとつは、情報の共有です。

紙のファイルは、物理的にそこにある1冊しかありません。誰かが見ているあいだ、他の人は見られない。ME室にある記録は、病棟からは参照できない。

クラウドで管理すれば、この制約はなくなります。ただし、誰がアクセスできるかを適切に管理する前提があってのことです。

医療情報を扱う以上、誰でも入れる状態にはできない

機器の点検記録には、患者情報そのものは含まれません。しかし、院内の機器構成や配置、トラブルの履歴は、外部に漏れてよい情報ではありません。

一方で、管理を厳しくしすぎると現場が使えなくなります。アカウント発行に事務手続きが必要で、新しいスタッフが使えるようになるまで1週間かかるようでは、運用に乗りません。

必要な人がすぐ使えて、それ以外の人は入れない。 この両立が要ります。

招待制でアカウントを発行する

M.E.I.S では、ユーザー登録を招待制にしています。

登録フォームを公開して誰でも登録できる方式ではありません。管理者がメールアドレス宛に招待を送り、その招待を受け取った人だけが登録できます。

追加の手順

1. 管理者がメンバー追加画面で、追加したいスタッフのメールアドレスと権限を指定する
2. そのアドレス宛に招待メールが届く
3. メール内のリンクから、本人がパスワードを設定して登録を完了する

管理者が代わりにパスワードを設定する必要はありません。本人が設定するため、パスワードが第三者に知られた状態で使い始めることがありません。

2段階の権限

ユーザーには、2種類の権限があります。

権限	できること
管理者	全機能に加えて、メンバーの招待・権限変更・削除
一般	点検記録、台帳管理、トラブル報告など通常業務のすべて

一般権限でも、日常業務に必要な操作はすべて行えます。制限されるのは、他のユーザーを管理する操作だけです。

ME室の主任が管理者、他のスタッフが一般——といった運用を想定しています。

退職・異動への対応

スタッフが異動や退職でシステムを使わなくなった場合、管理者がアカウントを削除できます。

削除しても、そのスタッフが登録した過去の点検記録は残ります。 記録の連続性は保たれ、「誰が実施したか」の情報も履歴上に保持されます。

施設ごとにデータは分離されている

M.E.I.S は、複数の施設が同じシステムを利用する構成になっています。

機器台帳・点検記録・トラブル報告・ユーザー情報のすべてを、施設ごとに分けて管理しています。

他施設のデータが見えることはなく、自施設のデータが他施設から見えることもありません。

グループ施設での利用

複数の施設を運営している法人の場合、施設ごとにアカウントを分けて管理できます。それぞれ独立した台帳と記録を持つ形になります。

同時に使っても、記録は最新が保たれる

複数のスタッフが同時にアクセスしても、データはクラウド上で一元管理されているため、常に最新の状態が共有されます。

Excelのように「誰かが開いていて編集できない」「手元のコピーが古い」といった問題は起きません。

病棟で点検を登録した内容が、ME室のPCからすぐ確認できます。点検履歴も医療機器台帳も、常に全員が同じ内容を見ている状態になります。

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権限管理とユーザー追加は、2週間の無料トライアル期間中も3名までお試しいただけます。実際のチーム運用を想定して試してみてください。

なお、実装しているセキュリティ対策と、現時点で対応していない項目は、セキュリティと安全性のページにまとめています。