Excel台帳を、そのまま取り込む

導入の最大の壁は、最初の登録作業

新しい機器管理システムを導入するとき、最初に立ちはだかるのが既存データの移行です。

いま管理している機器が100台あるなら、100台分の情報を新しいシステムに入れる必要があります。機器名、型番、メーカー、シリアル番号、購入日——1台あたり10項目近くを、1台ずつ。

この作業を想像した時点で、導入をやめる施設があります。合理的な判断です。移行にかかる工数が、システム導入で得られる効率化を上回ってしまうなら、やらないほうがましだからです。

手入力での移行が現実的でない理由

単純に、時間がかかりすぎる

1台あたり2分で入力できたとしても、100台で200分。実際には確認しながら進めるので、もっとかかります。通常業務の合間に行うとなれば、数週間がかりの作業です。

転記ミスが避けられない

長時間の単純作業では、入力ミスが起きます。シリアル番号の1文字違い、型番の打ち間違い。移行の段階でデータが汚れていると、その後の運用すべてに影響します。

途中で止まると、二重管理になる

作業が中断したまま再開されないと、一部の機器だけが新システムに入った状態になります。どちらを見ればよいか分からなくなり、結局どちらも信用できなくなります。

ファイルごと、まとめて登録する

M.E.I.S には、機器情報をXLSXファイルから一括登録する機能があります。

すでにExcelで台帳を管理しているなら、その内容を定型フォーマットに転記してアップロードするだけです。1台ずつ入力する作業は発生しません。 本契約の初回登録の際は、運営者が一括登録することも可能です。

登録された機器は、そのまま点検記録や点検履歴の対象になります。

登録の手順

1. テンプレートをダウンロードする

アプリの医療機器台帳画面から「＋XLSX」に進み、定型フォーマットのExcelシートをダウンロードします。機器名、院内管理ID、型番、メーカー、シリアル番号、購入日などの列が用意されています。

2. 手持ちのExcelから転記する

現在お使いの台帳から、該当する列にデータをコピーします。列の並び順が違っても、コピー&ペーストで対応できます。

3. アップロードする

作成したファイルをアップロードします。台数が多くても、処理は一度で完了します。

4. 確認して確定する

アップロード後、取り込まれる内容が確認画面に表示されます。内容に問題がなければ登録を実行します。差異があればキャンセルし、ファイルを修正して再度アップロードしてください。

登録前に必ず確認画面を挟むため、意図しないデータがそのまま入ることはありません。

他システムからの乗り換えにも

この機能は、Excel台帳からの移行だけでなく、他の機器管理システムからの乗り換えにも使えます。

多くのシステムは、登録データをCSVやExcel形式で書き出せます。書き出したファイルから必要な項目を定型フォーマットに移せば、そのまま取り込めます。

いま使っているシステムに不満があっても、「移行が大変だから」という理由で乗り換えられない施設は少なくありません。取り込みの手段があることで、その制約が外れます。

機器が増えたときにも使える

一括登録は、初回の移行だけの機能ではありません。

まとまった台数の機器を新規導入したとき、リース機器を入れ替えたとき——複数台を同時に登録する場面では、そのつど使えます。

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移行にかかる手間が心配な方は、まず2週間の無料トライアルでテンプレートを確認してみてください。お手持ちの台帳から、どの程度の転記作業で移行できるかが分かります。